Automatyzacja żmudnej pracy z dokumentami wchodzi do urzędów. Urząd Miasta i Gminy Międzyzdroje wdrożył nowy system sztucznej inteligencji ExtrAct, który samodzielnie analizuje akty notarialne oraz inne materiały wykorzystywane w administracji. Według twórców z Instytutu Badawczego IDEAS narzędzie osiąga niemal 95% skuteczności w ekstrakcji danych i ma realnie skrócić czas obsługi spraw nawet pięciokrotnie.
Jak podkreślono w komunikacie z 24.07.2026, wdrożenie w Międzyzdrojach pokazuje gotowość rozwiązania do szerszego zastosowania. ExtrAct porządkuje dane z wielostronicowych dokumentów, dzięki czemu urzędnik zamiast ręcznie przebijać się przez zapisy, otrzymuje gotowy zestaw informacji do dalszej weryfikacji i pracy.
Co potrafi ExtrAct i jak działa w praktyce
ExtrAct został zaprojektowany z myślą o typowych dokumentach spotykanych w samorządach. System odczytuje akty notarialne, informacje z ksiąg wieczystych oraz kartoteki gruntów i budynków. Z takich materiałów wyławia kluczowe pola: dane stron transakcji, cechy nieruchomości oraz odniesienia do zapisów prawnych. Potem uzupełnia je danymi z publicznych rejestrów – w tym z ksiąg wieczystych – i automatycznie wskazuje ewentualne niespójności pomiędzy źródłami.
Ważnym elementem jest przejrzyste śledzenie pochodzenia informacji. Każdy wyodrębniony fragment danych ma przypięte odwołanie do konkretnego miejsca w oryginalnym dokumencie. Urzędnik jednym kliknięciem może sprawdzić kontekst – bez potrzeby czytania całego aktu od nowa.
Skuteczność potwierdzona testami
Twórcy sprawdzili narzędzie na ponad 350 rzeczywistych aktach notarialnych. Średnia skuteczność ekstrakcji wyniosła niemal 95%, a w obszarze analiz zapisów prawnych – ponad 98%. W praktyce oznacza to znacznie mniej manualnego przepisywania danych i mniejszą podatność na błędy ludzkie przy wprowadzaniu informacji do systemów urzędowych.
Według zapowiedzi, narzędzie średnio pięciokrotnie przyspiesza pracę. Zadania, które wcześniej wymagały zaangażowania pięciu osób przy obsłudze aktów notarialnych, może teraz wykonać jedna. Taka optymalizacja powinna przełożyć się na krótszy czas obiegu dokumentów i sprawniejsze załatwianie spraw mieszkańców.
Modułowa budowa i otwarte oprogramowanie
ExtrAct przygotowano w architekturze modułowej, z wykorzystaniem otwartego oprogramowania. Taka konstrukcja ułatwia wdrażanie rozwiązania w kolejnych samorządach i jego rozwijanie o nowe typy dokumentów czy integracje z rejestrami publicznymi. Międzyzdroje są jednym z pierwszych miejsc, gdzie rozwiązanie działa produkcyjnie, co ma być sygnałem, że technologie AI wypracowane w polskich ośrodkach badawczych sprawdzają się w realnych zadaniach administracji.
Co to oznacza dla mieszkańców
Dla osób załatwiających sprawy urzędowe kluczowa jest szybkość i dokładność. Dzięki automatyzacji analiz dokumentów urzędnicy mogą poświęcić więcej czasu na weryfikację merytoryczną i obsługę spraw, a mniej na przepisywanie treści. To szansa na szybsze wydawanie decyzji i mniejszą liczbę wezwań do uzupełnień wynikających z błędów w danych.
Najważniejsze informacje o wdrożeniu
| Informacja | Szczegóły |
|---|---|
| Data ogłoszenia | 24.07.2026 |
| Miejsce wdrożenia | Urząd Miasta i Gminy Międzyzdroje |
| Twórca rozwiązania | Instytut Badawczy IDEAS |
| Zakres dokumentów | Akty notarialne, dane z ksiąg wieczystych, kartoteki gruntów i budynków |
| Skuteczność ekstrakcji | niemal 95% (ponad 98% dla analiz zapisów prawnych) |
| Efekt organizacyjny | Średnio pięciokrotne skrócenie czasu pracy przy obsłudze aktów |
Rozwiązanie jest przygotowane do szerszego upowszechnienia w Polsce. Zgodnie z zapowiedziami, ma trafiać nie tylko do największych miast, ale także do mniejszych gmin, dla których automatyzacja powtarzalnych czynności może mieć największy wpływ na dostępność i jakość usług publicznych.
Źródło: gov.pl/
