Jesienią Urząd Miasta Poznania rozpocznie korzystanie z Publicznej Usługi Hybrydowej. Rozwiązanie ma usprawnić obsługę urzędowej korespondencji, ograniczyć zużycie materiałów biurowych i obniżyć koszty wysyłki pism.

Publiczna Usługa Hybrydowa, w skrócie PUH, łączy cyfrowe przygotowanie dokumentu z tradycyjnym doręczeniem przesyłki. Urzędnik sporządzi pismo w formie elektronicznej. Jeżeli adresat posiada aktywny adres do e-Doręczeń, dokument zostanie przekazany właśnie tą drogą.

W przypadku osób, które nie mają adresu do doręczeń elektronicznych, pismo trafi do operatora wyznaczonego, czyli Poczty Polskiej. Tam dokument zostanie wydrukowany, zaadresowany i zapakowany, a następnie doręczony w papierowej postaci. Mieszkańcy niekorzystający jeszcze z e-Doręczeń nie stracą więc możliwości odbioru korespondencji w dotychczasowej formie.

Mniej drukowania i niższe koszty

Po wdrożeniu usługi pracownicy urzędu nie będą musieli samodzielnie drukować dokumentów ani przygotowywać tradycyjnych przesyłek. Ma to oznaczać oszczędność czasu oraz mniejsze zużycie papieru, kopert, zwrotnych potwierdzeń odbioru i tonerów.

Przy najtańszych przesyłkach zastosowanie PUH daje obecnie oszczędność 1,53 zł. Dla zwykłego listu różnica względem tradycyjnego wysłania wynosi 1,21 zł. Przy dużej liczbie pism ma to zmniejszyć wydatki miasta na obsługę korespondencji.

Choć część adresatów otrzyma list na papierze, przebieg doręczenia będzie rejestrowany elektronicznie. Urząd dostanie informacje o skutecznym doręczeniu, próbie doręczenia albo odmowie przyjęcia przesyłki. Gdy adresata nie będzie pod wskazanym adresem, pozostawione zostanie zawiadomienie, a list będzie można odebrać w wyznaczonej placówce.

Z Publicznej Usługi Hybrydowej mogą korzystać wyłącznie podmioty publiczne, wysyłające korespondencję między innymi do osób fizycznych bez adresu do doręczeń elektronicznych. Osoby fizyczne nie mogą używać tego rozwiązania do komunikowania się z urzędami.

Źródło: poznan.pl/